Der Ausgangspunkt
Rechnungen manuell abtippen macht niemand gerne. Ich auch nicht. Genau deshalb habe ich mir einen Workflow gebaut, der das komplett automatisch erledigt, sobald ich eine Datei in einen bestimmten Google Drive Ordner werfe.
Was der Workflow macht
Der Workflow überwacht einen Google Drive Ordner. Sobald dort eine neue Datei auftaucht, wird sie automatisch verarbeitet. Je nachdem was es für eine Datei ist, passiert folgendes:
Bei einem Bild (JPG oder PNG) läuft zuerst Tesseract OCR drüber und erkennt den Text. Den nimmt dann Gemini AI und zieht daraus die relevanten Felder raus, also Rechnungsnummer, Datum, Betrag und alles was du brauchst.
Bei einem PDF wird der Text direkt extrahiert und dann ebenfalls an Gemini übergeben.
Bei einer CSV braucht es gar keine KI, die Datei wird direkt in Google Sheets eingelesen.
Am Ende landet in jedem Fall eine neue Zeile in Google Sheets mit den strukturierten Daten. Vollautomatisch, kein manueller Schritt dazwischen.
Warum das so viel Zeit spart
Ich hatte früher eine kleine Zettelwirtschaft, und auch digital war es nicht viel besser. Belege runterladen, irgendwo ablegen, dann beim Steuerkram alles nochmal anfassen. Jetzt lade ich die Datei in den Ordner und bin fertig. Google Sheets macht den Rest als strukturierte Ablage.
Das klingt nach einer Kleinigkeit, aber wenn sich Belege ansammeln, summiert sich der manuelle Aufwand schnell.
Welche Technik steckt dahinter
| Komponente | Was es macht |
|---|---|
| Google Drive Trigger | Erkennt neue Dateien automatisch |
| Tesseract OCR | Liest Text aus Bildern (Community Node) |
| Google Gemini via LangChain | Zieht strukturierte Felder aus dem Text |
| Google Sheets | Speichert die Ergebnisse als Zeile |
Ein wichtiger Hinweis für alle, die das nachbauen wollen: Tesseract ist kein Standard-n8n-Node, sondern ein Community Node. Das heißt, n8n-nodes-tesseractjs muss auf der n8n-Instanz installiert sein, bevor der Workflow funktioniert.
Unterstützte Dateitypen
Der Workflow verarbeitet aktuell:
- JPG und PNG werden per OCR gelesen und dann von Gemini ausgewertet
- PDFs werden direkt per Text-Extraktion verarbeitet, dann ebenfalls Gemini
- CSVs kommen ohne KI direkt in Google Sheets
Mein Fazit
Solche kleinen Automatisierungen sind genau das, wofür n8n gemacht ist. Der Workflow selbst ist nicht übermäßig komplex, aber er spart echte Zeit und vor allem nerven. Und weil Gemini AI inzwischen sehr gut darin ist, Rechnungsfelder zu erkennen, ist die Datenqualität in der Tabelle wirklich gut.
Wenn du so etwas auch aufsetzen möchtest, schreib mir gerne. Ich helfe dir dabei, das auf deine Dateistruktur und deine Felder anzupassen.